完璧主義の人はキャパオーバーになりやすいです。妥協ができないため、一つ一つの業務に手を抜かず、重要な仕事を任せられる反面、細部へのこだわりから予想以上の仕事量を抱えてしまい、キャパオーバーになることがあります。

自分が完璧主義であることを自覚している場合、余裕がない時は少し妥協する選択肢も持つことが重要です。

断ることに罪悪感を持つ性格の方は、自分の仕事が多いにも関わらず、依頼されるとすぐに仕事を引き受けてしまうため、徐々にキャパオーバーになっていきます。

相手の気持ちを思いやり、責任感が強いとも言えますが、体調を壊してしまったら、完遂できずにまわりに巻き取ってもらうことになります。結果的に周りに迷惑をかけ、本人も傷つきます。

すぐに引き受けるのではなく、一呼吸おいて考える時間を持ち、場合によっては断る、他の案を提示するなど、自分に合った断り方を考えましょう。

業務を依頼された時に自分の業務スケジュールを把握していないと、断るきっかけを失い、仕事を受け取ってしまうことがあります。

手帳やデジタルツールなど、自分に合ったスケジュール管理方法を見つけ、自己管理能力を高めましょう。バリバリ仕事ができる上司や同僚がいれば、その管理方法を聞くのも良いでしょう。スケジュール管理術に関する参考書も多く出版されています。

人に頼ることが苦手な人は、なんでも自分一人で抱え込みがちです。こまめに人に頼る練習をしてみましょう。

ビジネスシーンでは、予期せぬ事態が発生し、当初の見込みより業務量が増えることがあります。そうしたイレギュラーな事項はプロジェクトリーダーに報告し、連絡、相談してSOSを出すことが大切です。

なるべく意図しないキャパオーバーにはなりたくないものです。では、キャパオーバーが起きる原因はどのようなものなのでしょうか。以下の項目で詳しく見ていきましょう。

自分の処理能力と業務時間に対して業務量が多すぎると、時間的にも精神的にも余裕が持てなくなります。これがキャパオーバーの一番の原因です。

その結果、一つひとつの作業に集中できなくなったり、業務を無意識に簡略化しようとしたりします。それがミスやトラブルに発展すれば、精神的な余裕もなくなり、さらにキャパオーバーが悪化する恐れがあります。

仕事の優先度がつけられず、「どうしよう」と思考が停止している時間が増えると、さらに仕事が滞り、キャパオーバーになるでしょう。この場合、仕事の優先順位の付け方が分からないこと自体がキャパオーバーを引き起こします。

緊急度と重要度で業務をレベル分けして優先順位をつけていきましょう。どれもこれも至急の仕事が積み上がっている場合は、目についたものから片付けていくのも一つの方法です。仕事の優先度をつけて終わらせる方法を指南するビジネス本も多く出ていますので、自分に合ったものを探してみましょう。

自分のスキルや能力以上の業務を常に受けていると、いつも全力で業務に向き合うことになります。それを続けると、気持ちに余裕が持てず、仕事がたまってキャパオーバーになります。

行き過ぎると、メンタル不調を招く可能性もあります。自分の適切な業務範囲を調整し、必要であれば断ることができれば、周りも自分たちで対応しなければならないと努力し、結果として周りの成長に繋がることもあります。自分の容量は自分で判断しましょう。

ビジネスの場では、上司は部下の状況の変化に気を配り、個人はプライベートも自己管理の一部として整える必要があります。プライベートでの悩みがあると、100パーセントの力を発揮できず、仕事が滞り、キャパオーバーの原因となります。

介護や育児、金銭的な生活不安など、生活面での支援が整っている職場であれば、率直に相談しましょう。また、問題が長期にわたる場合は早めに職場に相談し、業務量の調整をお願いすることも大切です。

入社や転職直後は、「仕事の優先度がつけられない」、「自分のスキル以上の仕事をしている」といった原因が重なりがちで、キャパオーバーになりやすい時期です。

就職・引越しといった生活面の変更がプライベートの悩みにつながっていることもあります。上司や教育担当、信頼できる同僚に相談をしてみましょう。仕事量の見直しや、効率的な仕事の方法を提案してくれる可能性があります。

普段しないような簡単なミスを繰り返し起こしていませんか？ビジネスシーンの信頼度を落としかねません。単純なミスを繰り返していることに気がついたら、これまでの仕事を見直してみましょう。

ちょっとしたことに声を荒げてしまいましたか？普段は何も思わないことに対して感情の起伏が激しい時は、キャパオーバーのサインです。仕事と距離を置き、リラックスする時間を作りましょう。

慢性的に残業を繰り返していませんか？トラブルなどで一時的な残業が続くことはありますが、慢性的な残業は本人も周りも慣れてしまい、キャパオーバーであることに気がつかない可能性があります。業務量を可視化して、業務量を調整しましょう。

普段であれば気分転換になるはずの友人とのショッピングや、趣味の集まり、同僚との飲み会が億劫になっていませんか？

仕事が忙しくなり、キャパオーバーになってくると、人と会うこと自体が面倒になることがあります。これは気持ちが弱っている証です。休暇をとって、ゆっくり過ごせる時間をつくるようにしましょう。

いくら寝ても疲れが取れない時は、熟睡できていないかもしれません。キャパオーバーの緊張状態が続くことで、睡眠時の呼吸が浅くなっていることがあります。

「疲れがとれない」「頭痛や腹痛が続く」などの症状が続くときは、そのまま放置していると、仕事を続けられなくなる可能性があります。自分の体のサインを見逃さず、クリニックや病院で診察を受け、現状の健康状態を検査しましょう。

ぼーとして何も手につかない、業務へのやる気が出ずに関係ないことを始めてしまう、そんな時はやるべき業務が積み重なり優先順位がつけられず、思考停止に陥っている可能性があります。

１つ１つのタスクを見直して、分解して、やるべきことを可視化することから始めましょう。

まずはキャパオーバーの兆しを感じたら、しっかり休みましょう。処理能力の低下や、心身の許容範囲を超えてくる状態が起こっているため、体と心の疲れをしっかり抜くよう、休暇をとって心身をリフレッシュさせましょう。

ワーカホリック状態ではリフレッシュする方法も忘れているかもしれません。心から楽しめるもの、子どもの頃好きだったこと、心置きなく話せる友人に連絡を取ってみるのも良いでしょう。

担当業務の量や内容が自分に合っていないと気がついた時には、上司や信頼できる同僚に時間を取ってもらいじっくり相談してみましょう。

業務量の見直しや、効率的な仕事術、ビジネスマンとしてのコツが聞けるかもしれません。視野を広く持てるよう一度頭を切り替えるきっかけを作りましょう。

報告・連絡・相談の重要性は言うまでもありませんが、キャパオーバーを防ぐためにも、普段から周囲に自分の業務量を伝えていきましょう。

チームで仕事をしている場合は、全体の業務量の見える化を行い、適切な管理を行うべきですが、難しいことも多いでしょう。自分を守るためにも、助け合える関係を職場に作っておくことが重要です。

増えて広がるタスクを抱えて立ち止まっている人は、タスクの優先順位を整理しましょう。
マインドマップ式のタスク棚卸し方法もぜひ参考にしてください。

タスクを細かくすることで、作業のハードルが下がり何から始めて良いのか分かりやすくなります。また、他の人にお願いしやすくもなるでしょう。

作成したスケジュールは定期的に見直します。マインドマップ式整理は「頭がいっぱいになった」感覚が出てきたらすぐに行い、頭の容量をあけましょう。

得意な仕事や好きな仕事は、時間が経つのも忘れて熱心に取り組むことができます。苦手、好きではない仕事がいつまでも進まないのは自然なことです。

自分がどんな仕事が好きで、生産性が高いパフォーマンスを発揮できるのか見極め、得意な仕事と苦手な仕事のバランスを調整しましょう。