最終面接の辞退は、基本的に電話で連絡をして辞退する旨を担当者に伝えた後、再確認のためにメールを送るようにしましょう。
メールだと、いつ読んでもらえるか分からない上、見落とされる可能性もあるので、すぐに伝えることができる電話がベストです。
ただし、電話（口頭）だけですと「連絡した」「連絡していない」という行き違いが生まれるので、必ずメールを使って履歴を残すようにしてください。

電話をした際、採用担当者が不在の場合は、応募職種と名前、面接日時を伝え、面接辞退のお詫びを採用担当者に伝えてもらうようにしましょう。この場合でも伝え漏れを防ぐため、メールをあわせて送っておくようにしましょう。

企業側は、最終面接に向けて社長（役員）のスケジュールを押さえるなど、色々な準備をしています。
また、最終面接まで進んでいるので、企業側も応募者に対して「ぜひ入社してほしい」と思っていることが多いです。
ですからやはり、電話（口頭）で謝罪や感謝の気持ちを伝えたほうが、応募者にも企業側にも納得感が得られやすい、誠意ある対応だといえます。
メール文面だけではなかなか伝わりにくいニュアンスも伝わるでしょうし、メール連絡だけだと、面接官によってはよくない印象を与えてしまうおそれもあります。

メール連絡をする際は、最終面接を辞退することが一目で分かる件名にし、本文では簡潔に辞退理由を伝え、まずは最終面接までいきながらも、自身の都合でキャンセルすることに対して、謝罪の気持ちを伝えましょう。

そして、現場と面接の調整をしている採用担当者に対して、面接の機会をもらったことへの感謝とお礼を丁寧に伝えましょう。
メールの文面については「最終面接の辞退を伝えるメールの例文」で例文を紹介しています。

社会人としての最低限のマナーとして、例え「断りにくい」「言いづらい」と思っていても、連絡なしで面接をキャンセルすることだけは絶対にやめましょう。
企業側では、最終面接に向けて役員（社長、取締役など）のスケジュールを押さえるなど色々な準備を、時間をかけて行っています。

できる限り迷惑をかけないためには、すぐに辞退の旨を伝えることが社会人として守るべき最低限のマナーです。
また、面接に向けて色々と準備している企業側に迷惑がかかるだけでなく、自分が所属している会社や学校の評判にも影響します。

最終面接まで対応してもらったから「断りにくい…」といって、曖昧な理由で辞退することを伝えると、場合によっては引き留められたり、他の日程を案内されてしまうこともあります。
ですから「辞退します」という意思ははっきりと伝えましょう。
逆に「どうせ入社しないから」といって雑な対応をするのはNGです。今後、仕事の現場で辞退した企業と関わる可能性もゼロではないので、誠意をもって丁寧な対応を心がけましょう。
また、電話をかける際は静かな場所を選ぶのがマナーです。

辞退の旨を電話で連絡する際は、まず始めに理由を伝え、そのあとに辞退することへの謝罪、そして企業側が多くの時間を割いてくれたことへの感謝を伝えましょう。
理由については、企業側から詳しく聞かれない限り「一身上の都合」でよいでしょう。
もし聞かれた場合でも、正直に答える必要はなく「仕事として取り組みたい分野が明確になった」というような、無難な答えで問題ありません。

また、他社から内定をもらったのが理由の場合、正直に「他社から内定を頂いた」と言っても問題ありません。企業側もこの理由は、想定しているからです。

メールを作成する時にはいくつかのポイントがあります。
まず、タイトルは読む人が見落とさないよう、一目でわかるタイトルを付けましょう。「簡潔にわかりやすい要件」のあとに「自分の名前」を続けて書きましょう。

本文の構成については、

という流れで書くとよいでしょう。

改行や一行空けを上手に使い、適切なところで句読点を打って、相手が読みやすい文章を意識してください。文末は定型句で構わないので、短いあいさつで締めます。

面接の辞退メールについては「面接辞退メールのマナーを例文つきで紹介！理由の伝え方や電話での話し方も解説」でも紹介していますので、参考にしてみてください。