「恐縮」は「きょうしゅく」と読みます。
「恐」も「縮」もどちらも音読みです。

「恐」は「恐れる」、「縮」は「身を縮める」や「ちぢむ」を意味しており、直訳すると「心が縮む」や「心が恐れて縮む」といった意味合いになります。

つまり、相手に対して恐れ多く自分が小さくなる（つまり謙遜する）という意味が込められています。

「恐縮」は2つの意味を持っています。（参考：デジタル大辞泉）

「恐縮」は他人に対して感謝や謙虚さを表したり、相手に軽い迷惑をかけて「申し訳ない」と感じたりしたときに使います。他にも、お願いする際のクッション言葉としても使います。

時代の変化に伴いこの言葉の重みは軽くなり「恐縮です」「恐縮ですが」などといった、日常的な礼儀表現として便利なフレーズになっています。

「恐縮」は深い感謝の気持ちを伝える際にも使われます。

助けられて感謝を表すとき

意見や提案に対して感謝を表すとき

相手の行動に対して感謝を表すとき

「恐縮」を使って謙虚さや謙遜を表現することで、相手への敬意を効果的に表現できます。

軽いお詫びをする際に「恐縮」を用いることで、謙虚さと真摯さを表現できます。

クッション言葉として「恐縮」を使うことで、相手に配慮しながらお願いや要求を伝えられます。

何かをお願いするとき

ビジネスシーンで相手の時間や労力を要求するとき

電話やメールで連絡するとき

クッション言葉として「恐縮」を使うことで、きつい印象を与えずに相手に対して敬意を払いつつ断ることができます。

「恐縮です」という表現は、相手の行動や配慮に対して「感謝」や「申し訳なさ」を表す際に用いられますが、謝罪の気持ちを伝えるのには不十分です。

相手に迷惑をかけたり失礼を働いたりした場合は「すみません」「申し訳ございません」など、明確に謝罪の意を示す言葉を選びましょう。

「恐縮ですが」や「恐縮ではございますが」といった形で使用する際には、相手との関係や状況に応じて、適切なレベルの敬語や言葉を選びましょう。

言葉遣いが硬すぎたり、ラフすぎたりすると、コミュニケーションの障壁を作ってしまう恐れがあります。

相手がお客さまや上司など目上の人に対しては「恐縮ではございますが」、丁寧語でも問題ない相手の場合は「恐縮ですが」を使うと良いでしょう。

親しい同僚や友人とのカジュアルな会話では「恐縮」を使う必要はありません。

日本では謙虚さが美徳とされる文化があり、特にビジネスシーンでは「恐縮」を過度に使う傾向があります。また、クッション言葉として使いやすい表現のため、口癖になっている人も一定数いるでしょう。

しかし、必要以上に「恐縮」を使うと「自信のなさ」や「過度な謙遜」と受け取られ、誤解を招いたり失礼にあたってしまう可能性があります。

時には別の表現に言い換えることも必要です。

「恐縮に存じます」が口癖になっていませんか？一見、丁寧な表現に思えますがこれは「二重表現（重複表現）」と言われ、誤った表現です。

「二重表現（重複表現）」とは、同じ意味の言葉を重複して使うことです。よく例として「頭痛が痛い」が挙げられます。

「恐縮に存じます」の「二重表現（重複表現）」ですが、「思う」という意味が重複しています。「恐縮」は「思う（ありがたく思う、申し訳なく思う）」という意味が含まれており、「存じます」は「思います」の謙譲語です。