2019.07.09

「封筒」のサイズ&郵送・手渡しのマナー

「封筒」のサイズ&
郵送・手渡しのマナー
履歴書の書き方

履歴書の内容だけでなく、
応募書類を入れる封筒の
大きさや
色にも注意が必要です。
期日に間に合って送付できるように、
送付方法や所要日数、
料金についても
確認しておきましょう。
手渡しする場合は、マナーを守って好印象を残せるように
しましょう。

履歴書の大きさに合った封筒の種類は?

封筒の種類 イメージ

応募書類がA4サイズ(A3サイズ二つ折り)の場合

角形2号(通称:角2)サイズの封筒を使用します。

応募書類がB5サイズ(B4サイズ二つ折り)の場合

角形3号(通称:角3)サイズの封筒を使用します。

使用してはいけない封筒サイズ

応募書類を三つ折りにしなければ入らない「長形」の封筒は、原則使用しません。
応募書類に折り目があると、採用担当者が扱う場合に折り目を伸ばしたりするなどの手間がかかるからです。

履歴書のサイズ選択はどうする?

アルバイト・パートへの応募では特に指定がない場合、履歴書のサイズはA4でもB5でも問題ありません。職歴や保有資格が多いなど、多くの情報を盛り込みたい場合はA4を、あまり書くことがない、またはたくさん書くのが苦手という方はB5を選択するとよいでしょう。正社員の応募の場合は一般的にA4サイズがスタンダードとされています。

おすすめの封筒の色や特長

封筒の色や特徴 イメージ

白色の封筒がベスト

  • ・中身が透けないしっかりとした紙で作られたものを使用します。
  • ・現在は茶色や薄い水色の封筒でも問題ないという企業が多い一方で、かつては茶色い封筒を使用するのがマナー違反とされていた時代もありました。また、企業に届く郵便物の多くは茶色い封筒で届きます。目立つためにも白色の封筒を使用するようにするとよいでしょう。白地のほうが文字もはっきりと見えます。

郵便番号の記入欄があると書きやすい

  • ・郵便番号記入用の枡が印刷されている封筒を使用すると、宛名を書く際の位置の目安にもなるので便利です。
  • ・市販されている履歴書送付用の封筒には、あらかじめ「履歴書在中」の文字が印刷されています。きれいに書く自信がない方は、こういった市販の専用封筒を使用することをお勧めします。

送料と切手の選び方

送料は封筒の大きさと重さで決まる

  • ・角形2号、角形3号の封筒は「第一種郵便物・定形外郵便物」の「規格内」に当たります。封入物を含めた封筒全体の重さで料金が異なります。不足がないように重さを計って相当額の切手を貼ります。
    国内の料金表 手紙・はがき(日本郵便)
  • ・切手は記念切手などを避け、ベーシックなものを使用します。
  • ・切手はできるだけ最小限の枚数になるようにします。家にある少額の切手を並べてたくさん貼るのは見栄えがあまりよくないので避けましょう。
  • ・自宅にはかりがない、規定ギリギリの重さで正確な料金が不安だという場合は郵便局の窓口で出します。窓口の状況によっては切手ではなく、赤字で料金と日付が印刷された「料金証紙」が貼られる場合がありますが、これでも問題はありません。

応募書類を郵送する場合の注意事項

速達や書留にする必要は?

  • ・応募の締め切りが所定の期日の消印有効の場合には速達にする必要はありません。ただし、ポスト投函の場合、消印は郵便物がポストから回収され、局に届いてから押されます。投函時間によってはその日の消印にならない可能性があるため、期日ギリギリの場合は郵便局の窓口で出しましょう。
  • ・17時を過ぎてしまった場合は、受付時間が長いゆうゆう窓口がある郵便局を利用することでその日の消印を押してもらえます。
    ゆうゆう窓口・集荷に関する連絡先を調べる(日本郵便)
  • ・期日までに必着の場合で、準備がギリギリになってしまった場合は速達を使用してもかまいません。ただし、速達で期日ちょうどに届くのはあまりよい印象ではありません。余裕を持って発送しましょう。
    郵便物等の配達にかかる日数の目安(日本郵便)
  • ・書留で出すと、郵便物の追跡ができるため届いたかどうかを確実に知ることができます。ただし、書留は受けとる側が受け取りの押印またはサインをしなければならないため、手間をかけることになります。応募書類の送付では使用しないほうがよいでしょう。
  • ・郵便を出したことを証明できる方法として「特定記録」があります。受け取る側は押印やサインをする必要はありません。配達状況はネット上で確認できます。
    特定記録(日本郵便)

メール便やクリックポストなどは利用できない

  • 履歴書は「信書」に当たる書類として法律で規定されており、信書を扱うことができる送付手段は限られています。民間のメール便は一部を除いて原則不可で、郵便局のサービスでもクリックポストやゆうパックなどは使用できません。普通郵便を使用するようにします。
    信書の送付について(日本郵便)

応募書類を持参する場合の注意事項

封筒の種類 イメージ 封筒の種類 イメージ

封筒を使用する

  • ・郵送の場合と同様に、応募書類は封筒に入れます。
  • ・直接持参するので、送付状は必要ありません。
  • ・「履歴書」「職務経歴書」と重ねていき、他に提出が必要な書類がある場合は最後に入れます。
  • ・書類は透明か半透明の新品のクリアファイルに入れてから封筒に入れます。

表面には「履歴書在中」「応募書類在中」の文字を

  • ・手渡しの場合も表面には「履歴書在中」または「応募書類在中」と赤字で書き、直線で囲みます。市販のスタンプを利用してもかまいません。
  • ・住所などの宛名の記載は必要ありません。

裏面には自分の住所氏名と手渡しする日を書く

  • ・郵送のときと同様の書き方で、裏目には自分の住所と氏名を書きます。
  • ・持参した日を左上に記載しておきます。
  • ・その場ですぐに履歴書を出すことがあるため、封はしません。
  • ・受付の方などに預ける場合は、封筒のまま渡します。
  • ・面接時に手渡しする場合は、封筒から出してクリアファイルに入ったままの書類を封筒の上に重ねて両方を渡します。

封筒をきれいに持参するコツ

封筒が鞄の中で折れてしまわないように、鞄に入れる際は封筒自体をクリアファイルに入れるのがおススメです。クリアファイルよりも封筒のほうが大きい場合は、クリアファイルを2枚使って上下で挟むとよいでしょう。

まず何よりも期日を守りましょう。できれば2日くらいの余裕をもって届けられるといいですね。早めに送ることで入社意欲を伝えることもできます。一方、期日ギリギリの郵送では、採用担当部署まで届かず締め切られたなんて悲劇にもなりかねません。
「配達記録では期日通りに会社まで届いている!」と担当者に確認を迫る電話をした方がいました。確かにそのビルまでは到着していましたが、部署までその郵便が届くにはさらに時間がかかるものです。結局この方は、書類選考の段階で不合格になってしまいました。期日ギリギリになる危険性や悪印象は分かっていただけましたか?
手渡しの場合は、指定日時はあるか、どこにどの様に届ければいいかなど、応募要領をよく確認しましょう。もし指定がなければ、事前にメールか電話で確認するとスムーズでしょう。
せっかく仕上げた履歴書や職務経歴書がスムーズに担当者の手に渡るよう応援しています。

監修
飛澤 由紀子

飛澤 由紀子さん

キャリアコンサルタント
EAPメンタルヘルスカウンセラー

大手電機メーカーの人事部門に26年間勤務。専門は採用と人材育成。年間数百名の採用面接と社員キャリア面談の経験から、もっと一人ひとりの想いに寄り添った支援がしたいと考え独立。明治大学での就職相談など、学生・女性・シニア層のキャリア形成支援を中心に活動中

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