退社には「仕事を辞める」という意味だけでなく、「その日の業務を終えて会社を出る」という意味もあります。そのため退社は、会社を辞めたのかどうかを判断しにくい言葉ともいえます。

表現例：
佐藤は17時に退社しました。

一方の退職は、「仕事を辞める」という意味のみで使われます。退社のように複数の意味がないため、認識違いが起こる心配もありません。このような理由から、履歴書では退職という表現を使うのが好ましいといえます。

表現例：
佐藤は3月に退職する予定です。
佐藤は先月末をもって退職しました。

履歴書の職歴欄に書く退職理由は、原則、定型文を記入すればよいということになっています。しかし、その定型文は立場や状況によってそれぞれ異なります。

・正社員の場合
正社員が退職する理由は、みずから希望して退職する「自己都合」と、会社の業績悪化や倒産といった「会社都合」の2つです。それぞれの定型文は以下のようになります。

＜自己都合で退職する場合＞
一身上の都合により退職

＜会社の都合で退職する場合＞
会社都合により退職

・契約・派遣社員の場合
契約社員や派遣社員の場合、入社時に契約期間が決まっています。そのため、契約期間の満了とともに退職した場合と、それ以外のタイミングに退職した場合で書き方が異なります。

＜期間満了で退職する場合＞
契約期間満了により退職

＜満了日前に自己都合で退職する場合＞
一身上の都合により退職

・アルバイトやパートの場合
アルバイトやパートの経験を職歴欄に書く場合、退職理由は添える必要はありません。シンプルに「勤務終了」や「退職」とのみ記入すればよいでしょう。

＜アルバイトやパート先を退職する場合＞
勤務終了もしくは退職

・病院や学校などの団体・法人の職員の場合
退職という表現は、病院や学校、役所など、会社ではない職場を辞める場合にも使用できます。ただし、所属先都合の場合は、会社都合の代わりに、その所属先（勤務先）都合と明記するのがよいでしょう。

＜自己都合で退職する場合＞
自己都合により退職

＜所属先都合で退職する場合＞
所属先（勤務先）都合により退職

転職を何度も繰り返している場合、「この人を採用してもすぐに辞めてしまうのではないか？」という懸念を抱かせてしまいます。加えて、離職期間が長いことも、採用担当者を不安にさせる要因です。そのため、「配偶者の転勤に伴い退職」や「出産・育児のために退職」のように、具体的な理由を添えるといいでしょう。

職歴に一貫性がない場合、「この人はスキルや経験がなさそうだ」とマイナスイメージを与えかねません。このような場合には、職務経歴書を使って詳しい経歴を補足するのもおすすめです。一見すると関連性のなさそうな職歴でも、理由がわかれば採用担当者も納得しやすいといえるでしょう。
また、面接では退職理由を深掘りされる可能性もあるため、質問された際に答えられるように準備しておきましょう。