送付状が必要となるのは、ビジネスシーンで郵送やFAXを使う場面です。

【送付状が必要な場面の例】

• 請求書や見積書などの書類を郵送するとき
• 商談などの資料を、郵送するとき
• 履歴書や職務経歴書などの応募書類を郵送するとき
• FAXで書類を送信するとき
• サンプルなどの物品を郵送するとき

特に就職活動では、応募書類を送付する際に送付状を同封するのを忘れないようにしましょう。ビジネスマナーが身についているかの判断材料にもされています。さらに、応募する企業や採用担当者への敬意を表し、丁寧な印象を持ってもらうためにも、大切な文書です。

なおメールでのやり取りでは、メール本文にその情報を記載できるため、別途送付状を用意する必要はありません。また手渡しの場合も、口頭で伝えられるため必要ありません。

パソコン（Word）で作成する場合

Wordで編集できる、シンプルな送付状のテンプレートです。ダウンロードができたら、送付状の基本と書き方のセクションを参考に編集してみましょう。

パソコンで編集出来ない場合

こちらは、パソコンでの作成が難しい方向けに、印刷して簡単に作成出来るビジネス用テンプレートです。空欄部分を手書きで穴埋めして使用してください。

パソコン（Word）で作成する場合

Wordで編集できる、シンプルな送付状のテンプレートです。

履歴書のような応募書類用の送付状を作成したい方には、詳しい書き方やマナーについて、「履歴書の送付状の書き方とマナーを解説！【テンプレートあり】」の記事で紹介しています。応募書類の送付状では、自己PRなどを行うこともできます。

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送付状に必要な情報は、日付、宛名、差出人情報、表題、挨拶文、送付内容です。それぞれを詳しく紹介していきます。

日付

書類の上部に右寄せで、送付日を記載しましょう。送付日は、その書類が自分の手元を離れる日です。郵送の場合は、ポストへ投かんする日や郵便局へ持ち込む日になります。

年の表記は和暦・西暦どちらでも問題ありませんが、同封する書類の記載と合わせましょう。

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宛名

日付の下の行には左寄せで、書類を送付する相手の宛名（宛先）を記載します。注意点は以下の2つです。

• 省略せずに、正式名称で記載すること
• 適切な敬称を使用すること

会社名を記載するときは、（株）（有）などは使用せずに、正式に「株式会社」や「有限会社」とします。また、会社名の前後どちらにつくかも、間違いやすいポイントなので気を付けましょう。

敬称は、法人宛の場合は「御中」を、担当者宛ての場合は「様」を使用します。担当者の氏名が分からないときには「ご担当者様」としてもかまいません。
また、「株式会社〇〇御中 経理課 ◇◇ ◇◇様」のように、併用するのはNGです。個人宛の場合には「株式会社〇〇 経理課 ◇◇ ◇◇様」と記載します。

差出人の情報

宛名の下の行には、右寄せで差出人である自分の情報を記載します。一般的には「郵便番号」「住所」「会社・部署名」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」です。FAXでやり取りする場合には、「FAX番号」を電話の次に記載します。

表題

次に、少し大きめのフォントサイズ、中央寄せで「表題」を記載します。表題は「書類送付のご案内」「請求書のご送付」「見積書の送付の件」のように、その文書の目的が相手に分かりやすくなるようにします。

挨拶文

続く本文では、本題に入る前のワンクッションとして挨拶から始めます。挨拶は「頭語」＋「時候の挨拶」＋「相手の発展を喜ぶ言葉」で構成されます。

送付状で一般的に用いられる頭語は「拝啓」です。続く時候の挨拶は下の表を参考に、送付状を送る月ごとに選んでください。

■時候の挨拶例一覧

（参考：日本郵便「手紙の基礎知識 頭語と結語」）

本文

挨拶のあとは、送付状の目的を記載します。後から別途書類を送りたい、返送をお願いしたいなど、何か連絡したいことがある場合には、それも本文に記載しましょう。

結語

本文の下には、右寄せで結語を記載します。手紙の結びに書く結語は、冒頭に使用した頭語に対応するものを使用します。「拝啓」に対応する結語は「敬具」です。

送付内容（記書き）

最後に、同封する書類内容とその部数を箇条書きにして記載します。まずは「記」と中央寄せで書き、改行して箇条書きを始めます。箇条書きの最後には、右寄せで「以上」を記載する必要があります。

多くのビジネス文書と同じように、送付状もA4サイズで作成します。その方が、受け取る側も管理しやすいでしょう。また、内容は読みやすく簡潔にし、可能な限り1枚にまとめましょう。

どうしても送付内容が多く、1枚におさまらない場合には、「別紙参照」と記載し、送付内容を記載した別の文書を用意しましょう。入りきらないからと文字を極端に小さくしたり、用紙のサイズを大きくしたりするのはNGです。

書類と同封する際、送付状は一番上に入れます。送付状は、「誰が」「誰に」「何を」「どれだけ」送ったのかが一目でわかる書類です。担当者が封筒から出した際に、最初に目に入るように配慮しましょう。

送付状は、企業からの指定がなければ、手書きとパソコンのどちらで作成してもかまいません。しかし、最近ではパソコンで作成するのが一般的といえるでしょう。

パソコンで作成した送付状は、文字の癖もなく読みやすくきれいというメリットがあります。また、修正などもパソコンの方が簡単です。一方で、手書きの送付状に温かみを感じる人もいるでしょう。

手書きで送付状を作成する際には、下記の点に注意が必要です。

• 縦書きの便せんを使用する
• 黒いボールペンまたは万年筆で書く
• 消えるボールペンやシャーペンなどは使用しない
• 誤字脱字に修正テープを使用しない

手書きの送付状は、パソコンで作成する場合とは違い、縦書きが一般的です。日付も最初ではなく、結語の後になります。

消えるボールペンやシャーペンを使用しない理由は、ほかの書類の文字を消す際に、誤って一緒に消してしまうおそれがあるからです。もしも書き損じてしまった場合でも、修正液・修正テープの使用や二重線で修正するのは、一般的にマナー違反です。間違えた場合は、新しく書き直しましょう。