ハローワークを介して企業へ応募する際は必ず紹介状をもらいます。
紹介状なしで応募できる求人もありますが、ハローワークにある求人のほとんどは紹介状が必要です。
提出しない場合は、「書類に不備がある」「指示通りに行動できない」などと見なされることもあります。

ハローワークでは、求人の詳細はインターネットで閲覧できます。
一部、オンラインでの直接応募を受け付けている求人もありますが、それ以外の求人はそこから企業に直接応募するのはマナー違反です。
申し込みの段階で悪い印象を与えてしまう恐れがあるので、ハローワークの求人には紹介状をもらってから応募しましょう。

企業に対して「ハローワークを通して応募した人物である」と証明できます。
ただし、紹介状があるからといって選考が有利に進むわけではありません。

紹介状をもらうと求職活動実績になります。
紹介状を出してもらうと、紹介の時点で「公共職業安定所による職業紹介」にあたる求職活動実績なので、失業認定申告書に記入して申告できます。
また、再就職手当の受給に必要になる場合があります。
雇用保険法第33条の給付制限を受けた場合、ハローワークによる紹介が再就職手当を受けられる要件となっています。
このケースに該当する場合は、再就職手当を受けるためにハローワークからの紹介状が必要となります。

ハローワークで紹介状の原本を保管することにより、ハローワーク側が、どの求人をどの人に紹介したかという管理することができます。
そして企業から選考結果通知がハローワーク側に送り返されることで、採否がどうなったのかなどの情報を管理しています。
特に最近では、わかものハローワークやマザーズハローワークなどで個別に担当者が付くようになっていますが、担当者が状況を把握するためにも紹介状が利用されています。

ハローワークから紹介された人を採用し、継続して雇用し続けることによって、企業は助成金を受け取れます。
助成金の申請には、「求職者を採用した」という実績と「ハローワークの紹介状」が必要です。
そのため、紹介状を持参しないと「紹介状を持ってきて」と言われる可能性があります。

紹介状を発行する際ハローワークから連絡が入るため、事前に応募者の情報を把握でき計画的な採用活動をすることが可能になります。

応募書類が揃ったら、以下の順番に重ねていきます。

書類を封筒に入れる際には、重要な書類ほど封筒から出してすぐに読める状態にしておきましょう。
履歴書も職務経歴書も重要な書類なのですが、ハローワークで扱っていた求人に応募している場合は、ハローワークの紹介状のほうがより重要度の高い書類になります。

なお、面接時に直接持参する場合、送付状は必要ありません。

折り方が気になっている方もいるかもしれませんが、ハローワークの紹介状だけでなく、履歴書や職務経歴書などの必要書類は基本的に折らないようにして封筒に入れましょう。
書類を折ってしまうと、企業側が広げた際に読みにくくなってしまいます。

・書類を郵送する場合
書類選考がある場合には応募書類を郵送する必要があります。
封筒の表に応募先企業の郵便番号・住所・会社名・宛名を記入します。裏面には、下部に自分の住所と氏名を書きましょう。

また、封筒の表の左下に、赤文字で「応募書類在中」と明記します。
このように記載することで、内容物がひと目で分かり確認してもらいやすくなります。

・持参する場合
書類選考がなく直接企業に持参する場合には表面の宛先の記入は不要です。ただし、中身が判別できるように「応募書類在中」の赤文字と、裏面に自分の氏名を書くのを忘れないようにしましょう。

封筒のサイズは「角2号（240×332mm）」がベストです。応募書類によく見られるA4サイズがきれいに封入できます。
求職活動で使用する封筒は、白色か薄茶色で無地のものを選びましょう。

基本的には職業相談をした当日に発行してもらえます。
混雑していると1時間以上かかることもあるので、時間に余裕を持って行くようにしましょう。

地域によっては「クイック紹介」や「スピード紹介」という名称で、短時間で発行してくれるところもあります。
時間にゆとりのない方は、地域のハローワークの混雑具合や、クイック紹介やスピード紹介が行なわれているかどうかを事前に確認しておくと良いでしょう。

ハローワークの紹介状にはとくに期限はありません。郵送期限もありません。
ただし、紹介状には「紹介日」が記載されているため、紹介からどれだけ期間が空いたかは分かってしまいます。

入社意欲の高さを伝えるためにも、郵送なら受け取った当日、もしくは翌日には投函するのが理想です。
書類の提出が遅いと他の応募者に先を越される可能性があるので、できれば3日以内、遅くても1週間以内には応募書類を郵送しましょう。

紹介状には１日あたりの発行枚数の制限はありませんし、複数の企業の紹介状をもらうことも可能です。

ただし、前述のように紹介状をもらってからなるべく期間を空けずに応募することが理想です。一度に複数の選考を進めることは、応募書類の準備や面接の日程調整なども重なることになるので、同時応募は多くても３～４社程が無難でしょう。

深い理由までは用意しなくても大丈夫です。
辞退の理由の参考例をいくつかご紹介します。

ハローワーク側への辞退の理由
・他に気になる求人を見つけたので、もう一度考え直したい
・紹介状を発行してもらった後、考え方が変わった

企業側への辞退の理由
・他社に内定が決まって、そちらに入社を決めた
・家庭の事情で勤務することが難しくなってしまった

このように正直に伝えてかまいませんが、全く理由なしで連絡するのは避けたほうが良いでしょう。

ハローワークからの紹介より先に、すでに応募している場合、さらに面接などという場合、紹介状はもらえません。
名前の通り「紹介」するために発行するものなので、企業に言われたからといってハローワークに後から紹介状をもらいに行っても発行されません。

なぜハローワークからの紹介ではないのにこのように言われることがあるのでしょうか？
それは企業側が助成金が欲しいからです。
しかし実際にはハローワークからの紹介ではない場合、不正受給になってしまいます。
そのため、ハローワーク経由ではない求人情報に「ハローワークの紹介状が必要」と書いてあったら、注意すべき企業の可能性があります。

ハローワークは求人の詳細を自宅のインターネットから閲覧可能ですが、紹介状はインターネット経由で発行してもらうことはできません。
発行してもらうには、必ずハローワークの窓口に行かなければなりません。
紹介状は重要な個人情報が記載されている書類になるので、家族等の血縁関係者でも代理人として受け取ることはできません。
そのため、郵送での受け取りもできないことになっています。