「激励会」は、個人や団体が挑戦に臨む前に、彼らを鼓舞し励ます目的で開かれる会合です。スポーツ選手が大会に出場する前や、学生が大きな試験に臨む前に行われることが多いです。

壮行会と似ていますが、激励会は挑戦をする人を励ますことに焦点を置きます。

壮行会が新しい旅立ちや長期的な変化を祝うのに対し、激励会は短期的ながら重要なイベントに対する支援と鼓舞に重点を置いています。

「送別会」は、退職、転職、異動、長期間の留学などで離れる人を見送るための会合です。送別会は、これまでの労をねぎらい感謝し、激励して送り出すお別れの会になります。

壮行会との違いは、送別会がより感傷的で、別れの寂しさを共有する場であることです。キャリアアップを目的に転職する人は基本的には戻ってこないので、送別会になります。

「歓送迎会」は、新しく加わるメンバーを歓迎し、同時に去るメンバーを送り出すための会合です。組織内での異動や人事異動が同時に行われる場合によく見られます。

歓迎会と送別会の要素を併せ持ち、新旧メンバーへの感謝と祝福を同時に行います。壮行会と比較して、歓送迎会は変化に対する感謝と祝福を同時に扱う会です。

「慰労会」は、特定のプロジェクトやイベントの終了後、参加者や関係者の努力を称え、労うために開催されます。企業のプロジェクト完了後やスポーツのシーズン終了後など、大きな努力が終わった後に行われることが一般的です。

壮行会が新たな挑戦の始まりを祝うのに対して、慰労会は達成された成果や経験を振り返り、参加者の貢献を讃えることに重点を置いています。

まずは、主役のスケジュールを確認し、適切な日時を決めます。主役の転勤や長期出張前は忙しいことが多いため、早めに日時を決定して参加者に周知することが重要です。

会場選びは、日程決定と並行して行います。年度末や年末年始などの繁忙期は特に会場を押さえにくいため、早期の予約が必要です。この際に、会社の上長に経費を使わせてもらえるのかを確認しましょう。

予算を考慮し、会食費や花束、プレゼントの費用を含めた参加費を設定します。実際に会社で行う場合は、家庭がありお小遣い制で生活している方や強制力のある飲み会を好まない方などがいることを加味したうえで、予算を決めましょう。

壮行会の目的によっては、役職によって傾斜をつけて参加費を決めるほうがよいかもしれません。

アレルギーや食事制限を考慮したジャンル選びや、参加者の希望を聞くことができるためアンケートを実施することが望ましいです。社内の会議室などで開催するのか、レストランや居酒屋で開催するのか、参加者の人数や主役の職位などにも配慮して決めましょう。

居酒屋等を利用する場合には、職場の近くや駅周辺などのアクセスしやすい場所がおすすめです。

適任者に開会、乾杯、締めのあいさつや司会を依頼します。時間に余裕を持って依頼しておきましょう。

主役への贈り物を予算に応じて事前に準備します。主役の好みやイメージを元に選ぶと喜ばれるかもしれません。

会社によっては行きつけの花屋があるので、幹事経験者にヒアリングして前日までには準備しておきましょう。

壮行会の詳細を含む開催通知メールを作成し、参加予定者に送信します。出欠の集計とリマインダーを送ることで、スムーズな進行ができます。

当日は、挨拶の順番や乾杯の音頭、花束の贈呈者などを事前に決めておき、スムーズな進行ができるようにしましょう。また、閉会時間を事前に設定し、参加者の負担を考慮することも重要です。

壮行会の性質や規模によって若干の調整が必要かもしれませんが、一般的には次のステップで進められます。

新しい職場や生活環境で役立つアイテムは、喜ばれやすいです。長期出張や海外赴任が理由の壮行会なら、旅行に役立つアクセサリーがおすすめです。

例えば、トラベルバッグや旅行用の小物入れ、ユニバーサルプラグアダプターなどが喜ばれます。名刺入れや手帳、デスク回りのアイテムなどもおすすめです。

主役の新たな挑戦を記念する特別なアイテム。名前入りのペンやイニシャルが入ったハンカチ、賞状など、個性的で記念価値のある品を選びましょう。

リラクゼーション用品は、基本的に消耗品が多いため、もらった側も使いやすくおすすめです。
アロマキャンドルやバスボム、マッサージ券など、心身を癒やすアイテムも喜ばれます。

主役の趣味や興味に合わせたプレゼントも素敵です。例えば、読書が趣味なら限定版の本、音楽が好きならコンサートチケットなど、趣味をより楽しめるアイテムを選びましょう。

どのプレゼントも、主役に対する思いやりが感じられるものであれば、壮行会での贈り物として非常に喜ばれるでしょう。