メールは確認したらすぐに返信することが原則。遅くとも24時間以内に対応しましょう。あえて遅く返信するメリットはありません。

すぐに返信するのが難しいときは、お礼やお詫びの言葉を添えて「〇日までに返信します」と期限を伝え「まずはご報告まで」のように締め、取り急ぎの返信をするのがベターです。

ただし、深夜や早朝についてはこの限りではありません。基本的には企業の営業時間を目安に返信しましょう。

基本的にビジネスメールの本文は、

の構成です。項目ごとに改行を入れると読みやすくなります。

宛名では相手の社名、部署名、名前を記載し、その後に、挨拶と伝えたい用件を簡潔に過不足なく伝えてから、締めの言葉を添えます。

メールの最後には署名が必要です。

署名には、学校や学部などの所属情報、氏名、連絡先電話番号などを過不足なく記載します。設定しておくと自動的に署名がつけられる機能なども利用しましょう。

ビジネスメールでは、件名は簡潔にまとめましょう。

社会人は、業務内容によっては膨大な数のメールを扱うため、何の用件でどういう内容なのか？誰からなのか？件名からひと目でわかるように工夫することがポイントです。

また、返信では「Re: 」が残してある方が「これは返信メールだ」と把握されやすくなります。

追加で氏名などを記載する場合は、件名の最後尾に付け加えると良いでしょう。

また、聞きたいことや依頼事がある場合は、先頭に目立つ【】や＜＞のような区切りのカッコの記号をつけて【ご質問】や＜お願い＞のような形にすると伝わりやすいです。

宛先では「株式会社」のような法人格は省略せず、企業の正式名称を記載し、部署名、担当者の氏名と続けます。

正しい部署名や担当者名が分からない時は「採用ご担当者様」としても良いでしょう。

冒頭は「お世話になっております」と始めますが、初回のみ「お世話になります」としましょう。

次に自分の名前を書きますが、転職活動では自分の現在の会社の情報は不要です。

選考の段階に応じて「✕日に面接して頂きました○○（氏名）です」と記載するとわかりやすいでしょう。

本文ではこまめに改行や段落分けをして、分かりやすく、見やすいレイアウトを心がけましょう。

文面は、内容に関わらず相手に謙虚な印象を与えるような言い回しを選びましょう。丁寧で見やすく、わかりやすいことが大切です。

メールの最後には「引き続きよろしくお願いいたします」のような締めの言葉を書きます。

状況に応じて「お気軽にお問い合わせください」や「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」など使い分けると良いでしょう。

署名には、名前、メールアドレス、電話番号を記載します。

会社員なら会社名や会社所在地、個人事業主であれば自宅住所や店舗所在地を記載することになります。

新卒の就活では、学校名・学部のような所属情報を記入しても良いですが、転職活動では現職の社名を記載する必要はありません。

また、署名の上下には「＊」や「＝」のような記号で線を作って区切りにすると良いでしょう。

早く確認をしてもらいたい場合は、件名の頭に【ご確認】を入れて、名称は正式名称で記載、日時は間違いがないように、曜日まで正確に記載しましょう。

改行をこまめに入れると全体的に見やすくなります。

辞退の場合は、件名も「Re: 」でなく、きちんと書き換えることが大切です。また、文末の締めにも余計な文言は入れずに謝意を伝えましょう。

まず企業から「〇日までに返信する」と目安が知らされていたら、そこから２～３日程度待ちましょう。

通常は遅くても1週間程度で連絡が来ますが、企業側の選考状況や郵送事情によって日数は多少変動することがあります。

くれぐれもこちらから「結果」を問い合わせるのは控えて下さい。

企業側も選考に長い時間を割いて検討してくれているところへ催促をすることになり、失礼になります。

2週間が過ぎても連絡が無ければ「いつ連絡がもらえるのか」という内容の問い合わせをしてみましょう。

２週間以上連絡が無い場合、こちらからメールか電話で問い合わせをしましょう。

メールでは「お忙しい中恐れ入ります」と前置きして、「その後の選考状況をお伺いしたくご連絡させて頂きました」と用件を簡潔に述べます。

そのあとで、「お差し支えなければ、応募するにあたっての必要書類や面接日程などを確認させて頂けないでしょうか？」というように、返答が無いことを追求するのではなく、お伺いを立てるニュアンスにすると良いでしょう。

いつでも時間を気にせず読めることがメールの利点ですが、近年では自分のパソコンやスマホに仕事のメールを転送している人もいます。

先方が常にメールをチェックしているような場合では、通知音などで迷惑をかけてしまう可能性もあるため、相手への気遣いとして早朝や深夜は避けた方が無難です。

企業へのメールは早めの返信が大切ですが、就業時間内を目安に送信すると良いでしょう。

メールは手書きよりも誤字や脱字をしにくいイメージがありますが、誤変換やタイプミス、修正時の見落としなどから、誤字や脱字をしてしまうことがあります。

電子メールでの誤字や脱字があまりにも多いと見苦しいものです。

また、誤字や脱字が多いと、相手に「チェックをしない人」「ミスが多い人」などの悪い印象を与えてしまう恐れもあるため、メールを送る前に必ず本文を一度声に出して読み直してみると良いでしょう。

メールに社名を書く際には、きちんと確認した正式名称で書きますが、担当者名の正しい漢字がわからない場合は「採用ご担当者様」のように、名前の間違いが起きない呼称に置き換えましょう。

先方の会社名や担当者名を間違えるのは失礼にあたりますし、印象が悪くなってしまう可能性があります。

家族や友達同士のやりとりで活躍する絵文字ですが、ビジネスメールでは絵文字やその他の装飾は使用しない方が良いでしょう。

先方がどんなにフランクに接してくれる相手であっても、就活の選考時における返信メールはあくまでもビジネスメールなので、学生気分が抜けていない印象を与える絵文字類は厳禁です。

熱意や敬意を伝えるために「！」を多用するのもやめましょう。

就活では個人のメールを使用することになりますが、ビジネスにふさわしくない文字列のメールアドレスは控えましょう。

また、自分の名前が入っていない、単語のみを羅列した迷惑メールのようなアドレスも避けるのがマナーです。

転職活動の人は、現在の会社で使用している現職のメールを使用しないようにしましょう。また、入学時にもらう学校のメールアドレスは、卒業後は使えません。

入社式の日程など4月以降の予定のメールで必要なものを残しておきたい人は、卒業後も使えるキャリアメールやフリーメールへ転送しておきましょう。

企業への返信メールでは敬語が基本ですが、ここで間違いやすい敬語表現についていくつかの事例を紹介します。 気軽に使ってしまいがちなところでは、

などです。

また、「御社」も話し言葉になるためNG、メールでは書き言葉で用いる「貴社」に統一します。

さらに、

といった、過去形と敬語を取り違えてしまう間違いにも気を付けましょう。

見える形で言葉が残るメール返信では、話し言葉以上に正しい言葉遣いをしなければいけません。

やむを得ない理由でメールの返信が遅れてしまったら、その返信メールの本題に入る前の部分の最初の挨拶の後に「返信が遅くなり、大変申し訳ございません」と必ず一言書き添えましょう。

メールは後回しにするほど返信を忘れがちになるものです。

基本的に就活のメールは、メールが届いていることに気づいたらその時点で即返信することが大切です。

また、就職に関してだけでなく、マイナスな内容を伝える際にはより早く連絡することがポイントです。

自分の不手際からマイナスな内容のメールを送るのは誰しも心苦しいものですが、それを後回しにしたところで何の解決にもならないうえに、事態がさらに悪くなることになってしまいます。

添付ファイルを断りもなくこちらから一方的に送りつけるのは失礼になります。

先方から依頼を受けていて、必要なファイルを送る際でも、メールで一言「〇〇のファイルを添付します」と本文に記載しましょう。

また、添付ファイルの名前やサイズについても注意が必要です。

ファイル名は「応募者名・履歴書」など内容が分かるものにして、サイズも大きすぎないよう、1MB以下を目安に、ファイル形式は扱いやすいWordやpdfにすると良いでしょう。

本文に気を取られすぎてしまい、うっかりファイルを添付するのを忘れてそのまま送信してしまうことがないように注意して下さい。

個人情報を含むファイルはパスワードをかける

履歴書や職務経歴書など個人情報を含むファイルは、パスワードをかけます。

ファイルにパスワードをかけて送る際は「ファイルを添付したメール」を送付したあと、別途で「パスワードを知らせるメール」を送りましょう。

ファイルを添付したメールには「パスワードをかけていること」と「別途、パスワードのメールを送ること」旨を記載します。

これは、ファイルを添付したメールそのものにパスワードを記載していると、万が一メールが流出した場合、一緒にパスワードも知られてしまうことを防ぐためです。