先方はあなたに次の選考に参加して貰いたいと願っていますが、あなたが辞退すれば別の候補者への連絡が必要になるかもしれません。
面接の直前になって企業側に迷惑にならないように、辞退する場合はできるだけ早く連絡しましょう。

辞退の理由は詳細まで述べず「一身上の都合」でも結構ですが、絶対に守らなければいけないマナーとして、無断で選考を辞退することはやめましょう。

次回の面接の希望日などを問われている場合は、第三希望くらいまで日程を提案して返信しましょう。
なるべく早い日時を提示することで前向きな姿勢を印象づけられます。
先方から日程を提示されたものの都合がつかない場合は、謝罪の言葉を添えて日程の変更をお願いしましょう。

書類選考が行われるのは第一次審査の場合がほとんどです。不合格だった場合は、書類上の情報以上のコンタクトは求められていないと考えられます。
返信しても先方が確認していない、または送信用アドレスからの一斉送信の場合もありますので、この場合は返信不要です。

事務的な内容の連絡で、特に返答を求められていない内容のメールには返信不要です。
応募者が多く一斉送信などをしている場合「承知しました」と一言だけの返信も、採用担当者は求めていません。どうしても確認しておきたい点がある場合のみ返信するようにしましょう。

「返信不要」とある場合は文字通り先方の指示に従えば大丈夫です。先方のメールの件名や冒頭などではなく、文中や文末に「返信不要」の文言がある場合もあるので、必ず文章は最後までチェックしましょう。
返信不要のメールに返信した場合、逆に「言われたことを守っていない」としてマイナスの印象を与えてしまう可能性も無いわけではありません。

まずはすぐに返信することが大切です。早いレスポンスは、常に先方からの連絡に意識を向けている印象を与えることができます。
基本的に先方の就業時間内（ただし始業・終業・お昼の時間帯は避ける）に合わせてやり取りをしましょう。すぐに返信できなくても、少なくとも24時間以内には返しましょう。できるだけ早朝や深夜は避け、どうしても日中に時間が取れない場合はメールの予約送信機能を使いましょう。

返信は新しいメールを立ち上げず、受けたメールから返信し件名に「Re」を残しましょう。
件名が残ることで、内容と宛先がインデックスとなり先方が把握しやすくなります。件名の最後に名前を入れるとさらに良いでしょう。

選考段階でも、ビジネスメールの体裁が整っていれば好印象です。

この形を崩さず、簡潔にまとめましょう。
そっけない文面にならないように「お手数をおかけしますが」や「ご都合がよろしければ」などのクッション言葉も入れてみましょう。

面接の詳細について確認した旨と、意気込みを伝える一言を添えるとよいでしょう

先方の申し出を断る形なので、不遜な印象を与えないようフォーマルな言葉遣いを心がけましょう。

一次選考の段階で面識がなくとも、評価をしてくださったことへの感謝を忘れず伝えましょう。

必要な内容であると伝われば失礼には当たらないので、先方に伝わりやすいよう簡潔にまとめましょう。

対面で得た感触や手ごたえ、感想を伝えることで、共通の経験を得たことが好印象になるでしょう。

何よりも読み始めてすぐ用件が明確になるように心掛けてください。また意欲を表そうとして言葉を盛りすぎてはいけません。
「とても」「かなり」など形容詞はつけなくても十分伝わります。
なるべく一文が短くなるように、30～50文字を目安に、先方が知りたい内容を簡潔に伝えましょう。

特に要望や質問のメールを送る場合、いきなり要件に入っては高圧的な印象を与えます。
そのような場合は、

など、会話の糸口になるようなクッション言葉をうまく使いましょう。万が一返信が遅い時間になる場合はメールであっても、

など、相手を気遣う姿勢を忘れず伝えましょう。

ファミレスやコンビニの店員さんが話す独特な敬語を称した「ファミコン敬語」というものがあります。「〇〇でよろしかったでしょうか？」「1万円からお預かりします」など、耳にした経験があるかもしれませんが、これらは間違った言葉遣いです。これらをメールの文面で使うことは止めましょう。
また「了解しました」「お世話さまです」「～殿」など、間違いではないものの、相手を軽んじているイメージを持たれやすい言葉は控えましょう。

メールを書き終えたら、最後に誤字や脱字はないかをチェックします。
予測変換で間違った漢字に変換されてしまうこともあります。担当者の名前や社名の漢字、そして社名は前株か後株かなどは、特に注意したい点です。
また、尊敬語・謙譲語が過剰になっていないか、正しく使われているかも気を付けましょう。送信する前に、今一度落ち着いて目を通してください。