「表記」とは、漢字の通り「表」に「書き記す」ことで、言葉や音声などの情報を文字で表したもののことを指します。

「おもて書き」という意味が含まれているように、例えば封筒や文書などの表に住所や名前を書くことも「表記」と言います。

「ローマ字表記」「日本語表記」といった言葉はよく使われますが、これも文字や記号を用いて書き表すことという意味です。

【例文】「表記」の使い方

書き記す／書き記された文字や記号自体のことを「表記」と言います。

具体的には以下のような使い方をすることが多いので、参考にしてみてくださいね。

＜「表記」を使った例文＞

「表記の誤り」とは、教科書や商品パッケージなどに本来記載されているべき情報が間違っていたときに用いられます。

また、自分の個人情報を書き込む際に「ローマ字表記で記載」と書かれていたら、漢字ではなくローマ字で記載する必要があります。記載方法の指定を指示するときにも「表記」がよく使われますよ。

「標記」には、タイトル（＝標題）や目印などを書き記すという意味があります。

ビジネスシーンでは「標記の件」という表現をよく使い、この場合の「標記」はビジネスメールの件名や文書の題名のことを指しています。

「表記」は文字の書き方自体を意味するのに対して、「標記」は件名や題名などのタイトルを意味しています。

この違いを理解しておくと、どちらを用いたらよいのか考えやすくなりますよ。

【例文】「標記」の使い方

件名や題名など、目印となるタイトルのことを「標題」と言います。

主にビジネスシーンで使われることが多く、左記に記したタイトルのあとに続けて「標題の件について、～～～」と記載すると、2回同じことを書かずに済みます。

＜「標記」を使った例文＞

「表記」と「標記」の意味の違いをふまえると、上記のような例文において「表記の件」とは使わないことが分かります。

「標記の件」という表現は、ビジネスシーンで無駄な重複を避け、スムーズにコミュニケーションを進めるときに活用できます。

「上記の件」「下記の件」は、文書やビジネスメールにおいて、すでに述べた内容やこれから述べる内容に対する言及が必要な場合に使用します。

文章が冗長になるのを避けつつ、述べている内容が何についての話なのかを明確にできる便利な表現です。職場内でのチャットでも使いやすいですよ。

これらの表現を活用すれば、特定の情報が以前にも触れられていることを明示し、その情報の重要性を再度強調できます。

口頭で使う場合には「先ほど述べたように」というと、より自然に使えますよ。

「ご記載の件」は、相手が書面やメールで書いた内容に対して言及する際に使用します。これにより、要点の繰り返しを避け、具体的な問題点や提案に対する返答や対応を示せます。

相手から送られてきたメールに複数の議題が含まれている場合は「ご記載の件について」と言うと、どの話題についての話なのかが分かりにくいので、状況に合わせて使うかどうか検討してみてください。

対話の状況に合わせて使える「標記の件」の言い換え表現をご紹介します。

タイトルを示す「標記」ではなく、前に展開された話の続きや、お互いに共通認識を持っている要点について話したいときなどに使えるので、ぜひ活用してみてくださいね。