企業から採用の連絡をもらっても、複数社から内定をもらっていて他の企業への入社を決めた場合や、条件面で折り合いがつかない場合などには採用を辞退する必要があります。
採用を辞退すると、人事担当者を怒らせてしまったり、イメージが悪くなってしまうのではないかと心配になる人も多いのではないでしょうか。
この記事では、採用の断り方のマナーや気を付けること、また、電話やメールでの採用辞退の連絡の仕方を例文でご紹介します。
よくある質問についても解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
企業側は、就活生が複数の企業に応募をしている前提で選考を実施しています。
そのため、ある程度の辞退者が出ることは想定しているので、断ること自体がマイナスなわけではありません。
しかし、伝え方を誤るとイメージが悪くなってしまいます。
企業側も書類選考や面接、内定後の準備など貴重な時間を割いて行ってくれています。
大学生（新卒）であれば出身校のマイナスイメージになり、後輩に迷惑がかかることもあるため、失礼のない伝え方をしましょう。
今後、別の企業で仕事をしていて、取引先やお客様としてその会社と関係を持つこともあり得るでしょう。
そういった時のためにも、丁寧で誠実に対応し良い印象を残しておいて損はありません。
これから社会人になろうとしているのであれば、基本的なマナーを守るのは当然といえます。
ビジネスマナーに則った失礼のない断り方をするようにしましょう。
採用を辞退すること自体は悪いことではないものの、企業側は時間をかけ、他の就活生を不採用にしたうえで内定を出しています。企業側に対して迷惑をかけてしまうということに変わりはありません。
ここでは、採用を断る際の基本的なマナーについて解説します。
採用を断る際の連絡は、基本的には電話でするのがマナーとされています。
迷惑をかけたことへの謝罪の意を伝えるためには、自分の言葉を直接伝えられる電話の方が適しています。
ただし、メールで断ることも決してマナー違反ではありません。
電話を掛けたところ担当者が不在だったという場合には、いつでも連絡できるツールとして活用していきましょう。
辞退の意思を文章の形で確実に残せるというメリットもあります。
電話のメリット・メールのメリット双方を理解し状況に応じて判断する、または両方を併用するとよいでしょう。
採用を辞退することを決めたら、可能な限り早めに担当者に連絡を入れましょう。
企業側は、採用にお金や時間などさまざまなコストを掛けています。
また、新入社員を迎えるにあたっての準備も多くあり、連絡が遅れるとその準備も無駄になって、余計に迷惑がかかります。
あなたのために時間を割いてくれているということを忘れないようにしましょう。
企業では、毎年定められた採用予定人数に合わせて採用活動を行っています。
そのため、企業側とすれば新たな人材探しをする必要があるので、連絡はできるだけ早い方が良いでしょう。
採用の辞退を伝えるのは気が引けるものですが、連絡をしないというのは非常にイメージが悪いです。
たとえ入社する気がない企業であっても、社会人の振る舞いとしてはやってはいけないことです。
今後仕事を続けている中で、その企業と仕事をする機会がないとも言い切れません。
採用を辞退する企業にも丁寧な対応を心がけましょう。
新卒採用の内定などを断る場合、出身校のイメージが悪くなる場合もあります。
採用を断る際にはどんなことに気を付けたらよいのでしょうか。
そのポイントをご紹介します。
電話の場合、営業時間内にかけることが前提です。
一般的には始業して間もない時間や昼休みの時間帯、終業間際のような忙しい時間帯に電話をするのは避けましょう。
電話をする際は、面接を担当してくれた担当者に直接話すことがマナーです。
担当者が不在だった場合「折り返しますか？」と聞かれることもありますが、辞退の連絡という性質上、丁重にお断りし、自分から再度連絡すると伝えて担当者が戻ってくる時間を聞いておくとよいでしょう。
メールの場合でも、営業時間内に送信するのが基本です。
ビジネスメールを早朝や深夜に送信すると、社会人としての自覚に乏しいと思われてしまう可能性があります。
採用を断る際の連絡は、辞退の意思を簡潔に過不足なく伝えることと、面接など調整いただいたことへの感謝を丁寧に伝えることが重要です。
電話で直接伝えた場合、担当者から理由を尋ねられることもあります。どう答えるかあらかじめ考えておきましょう。その際、会社を下げるような失礼な言葉は絶対にNGです。
相手に説得の機会を与えるようなことを伝えるのも避けましょう。
断りづらい状況になってしまう可能性があります。
企業に感謝を示しながらも、辞退の決意が固いことを伝えましょう。
採用の辞退を告げた後、特に理由を求められない場合はわざわざ言う必要はありません。
聞かれたら答えるというスタンスでよいでしょう。
詳細を聞かれた場合は「一身上の都合で」といった常套文句でかわすのがスマートです。
正直に答えると、引き止められたり、話が長引く可能性が高くなります。
丁寧に謝罪の言葉を添えるなどすれば問題ないでしょう。
では実際に採用を断る場合の例文を、電話で伝える場合とメールで伝える場合に分けてご紹介します。
電話で伝える場合の例文を、詳細な理由を聞かれなかった場合と聞かれた場合に分けてご紹介します。
どちらの場合でも、内定をもらったことに対するお礼を述べたうえで、内定辞退に対する謝罪を丁寧に伝えましょう。誠実に、心を込めて伝えることが大切です。
お忙しいところ申し訳ありません。先日内定の通知をいただきました○○と申します。
採用担当の□□様はいらっしゃいますでしょうか？
（担当者にかわったら）
お世話になっております。先日内定のご連絡をいただきました◯◯と申します。
ただいまお時間よろしいでしょうか？
この度は採用内定のご連絡をいただきまして、ありがとうございました。
大変心苦しいのですが、検討を重ねた結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
本来はこちらから直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でのご連絡となり、申し訳ございません。
これまで何度も貴重なお時間をいただいたのにも関わらず、大変ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
何卒、よろしくお願いいたします。
お忙しいところ申し訳ありません。先日内定の通知をいただきました○○と申します。
採用担当の□□様はいらっしゃいますでしょうか？
（担当者にかわったら）
お世話になっております。先日内定のご連絡をいただきました◯◯と申します。
ただいまお時間よろしいでしょうか？
この度は採用内定のご連絡をいただきまして、ありがとうございました。
大変心苦しいのですが、検討を重ねた結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
（採用辞退の理由を聞かれた場合）
他にも選考が進んでいた企業があり、先日そちらからも内定をいただきました。
自分の適性などをあらためて考えた結果、そちらの企業とのご縁を感じ、最終的にそちらの企業への入社を決意いたしました。
本来はこちらから直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でのご連絡となり、申し訳ございません。
これまで何度も貴重なお時間をいただいたのにも関わらず、大変ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
何卒、よろしくお願いいたします。
メールで伝える場合も、内定をもらったことに対する感謝と内定辞退の意思表示、そして辞退することに加えてメールでの連絡であることの謝罪を丁寧かつ簡潔に伝えましょう。
件名：内定辞退のご連絡 ○○大学○○（氏名）
本文：
○○株式会社
人事部 □□様
お世話になっております。○○大学の○○（氏名）です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご不在とのことでしたので、メールにて失礼いたします。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
このようなうれしいお知らせをいただきながら大変恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
最後までどうするべきか悩みましたが、自分の適性などをあらためて考えた結果、他社への入社を決断いたしました。
選考に貴重なお時間を割いていただき、□□様をはじめ採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。
貴社には大変ご迷惑をおかけすることになり、誠に申し訳ございません。
本来であれば直接お詫びに伺うべきところではございますが、メールでのご連絡となってしまいましたことを、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
最後になりますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
署名
次に、採用の断り方についてよくある質問にお答えします。
内定承諾後でも辞退することは可能です。
しかし、内定承諾後に辞退されてしまうのは、企業にとって大きなダメージです。
そのため、電話だけでなく手紙でも感謝とお詫びの気持ちを伝えておいた方がよいでしょう。
手紙の例文をご紹介します。できれば手書きで作成したほうが誠意が伝わりやすいです。
拝啓
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日は、内定のご連絡をいただきありがとうございました。
誠に勝手ではございますが、内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。
□□様をはじめ採用ご担当の皆さまには、貴重なお時間を割いて選考をしていただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまい誠に申し訳ございません。
就職活動を通して、大変お世話になりましたことを心より感謝申し上げます。
最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具
令和○年○月○日
○○大学○○（氏名）
嘘をつくのではなく、なるべくポジティブな伝え方をするのがポイントです。
御社と並行して選考が進んでいた会社から内定をいただきました。大変悩んだのですが、自身の適性を鑑みた結果、そちらの会社での仕事が自身の適性に合っていると感じ、このような決断となりました。
御社と並行して選考が進んでいた会社から、◯◯職で内定をいただきました。大変悩んだのですが、◯◯職の仕事は私がやりたかったことに近く、このような決断となりました。
基本は正社員の時と変わりません。
できるだけ早く採用辞退の連絡を入れましょう。採用の連絡をもらった当日か翌日には辞退の意思を伝えられるのが理想です。
もし複数のパートの面接を受けていて、他の職場からの返事を待って採用を受けるか辞退するかを決めたい場合は、「〇日まで正式な返事を待ってほしい」といった具合に、返事までの猶予をもらうことができるか相談するとよいでしょう。
採用の辞退を伝える時の基本は正社員の時と変わらないので、今回紹介した例文を参考にしてみてください。
ハローワークへの連絡が絶対に必要です。
ハローワークに何の連絡もせずに辞退をしてしまうと、連絡なく辞退する人物としてハローワークの担当者からマークされてしまい、後々の就職活動に影響を及ぼす可能性があります。
その後の会社への連絡については、どのタイミングで辞退するかによって、連絡の仕方やどこまで理由を伝えるべきかなどが変わってくるので、ハローワークの担当者によく確認して行いましょう。
どのような雇用形態・立場でも、採用の連絡を頂いた後で断るということは、こちら側の都合を相手に通すことなので、誠心誠意、マナーを守ることが大切です。
採用の辞退をする会社のことを思った行動や対応をすることで、スムーズに辞退ができるようになります。
角が立たないように断れることも大切なコミュニケーション能力のひとつです。
合わないと素直に感じたらスマートに採用を辞退し、良い意味で直ぐに次の応募に切り替えましょう。
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