職務経歴書には、履歴書とは大きく異なる特徴があります。まずは、履歴書と職務経歴書の役割や用途の違いについて確認していきましょう。

職務経歴書は実務能力を伝えるプレゼンテーション資料

履歴書と職務経歴書には、それぞれ以下のような役割があります。

• 履歴書
• 氏名・連絡先・年齢・職歴といった、応募者の基本的なプロフィールをまとめた書類
• 職務経歴書
• 応募者のこれまでの業務経験や、入社後に仕事で生かせる知識・スキルをまとめた書類

このことから、職務経歴書は、これまで手がけてきた仕事や成果を具体的に記入することで、企業に自分の実務能力を伝えるプレゼンテーション資料と考えればいいでしょう。

職務経歴書は定型化されていない

履歴書は、ある程度定型化されています。市販されている履歴書や、ネットからダウンロードできる履歴書のテンプレートなどからもわかるように、どのタイプの履歴書も書く内容に大きな差はありません。
対して職務経歴書は、履歴書ほど定型化はされていません。一般的な雛形といえるようなものは存在するものの、提出する書類の体裁や書式などは、最終的に応募者の裁量に委ねられています。

履歴書と職務経歴書の役割が異なるのは、前述したとおりです。ですが、職歴欄や自己PR欄など、2つの書類には共通する記入項目もあるため、その使い分けに悩んでしまうこともあるのではないでしょうか。
そこで、履歴書と職務経歴書の使い分けの例を、状況別にご紹介します。

転職回数が多い場合

採用担当者は、転職回数が多い応募者に対して「採用してもすぐに辞めてしまうのではないか？」と不安を抱くおそれがあります。しかし、履歴書の職歴欄には、詳細な退職理由を書くのに十分なスペースがありません。
そこで、履歴書では「一身上の都合」と書くにとどめ、職務経歴書において、採用担当者の不安を払拭できる理由を記入するといいでしょう。

＜参考記事＞
転職回数が多い場合、面接の自己紹介・自己PRはどんな内容にする？

異業種への転職を希望している場合

異職種への転職において、採用担当者が一番知りたいのが「なぜ未経験分野に転職しようとするのか」という点です。また、経験のない職種への応募では、応募者のこれまでの経験が評価されにくいといった傾向も見られます。

採用担当者の疑問に答え、これまでの経験をできる限り評価してもらう内容を書くには、履歴書の限られたスペースだけでは難しいといえます。このような場合には、職務経歴書に志望動機の欄を作り、そこに記入するのがおすすめです。
まずは、自身のこれまでのキャリアの中で得てきた経験やスキルの中から、応募職種で生かせるものをピックアップしましょう。さらに、そういった経験やスキルを具体的にどう生かせるかアピールできれば、書類通過率を上げることができるはずです。

また、履歴書において志望動機と自己PRの項目が一体化している場合には、履歴書では自己PR、職務経歴書では志望動機を書くといった使い分けをするのもいいかもしれません。
このように、職務経歴書は履歴書の内容をフォローするといった使い方も可能です。

＜参考記事＞
異業種への転職は難しい？志望動機の書き方や面接の回答例も紹介

採用担当者は職務経歴書と履歴書をどう使い分けている？
採用担当者の中には、履歴書よりも職務経歴書を重視している方も少なくありません。履歴書は「内定後に保管する書類」として扱い、書類選考は職務経歴書で判断している採用担当者もいるほどです。
そのため、企業の書類選考を突破するためには、職務経歴書の適切な書き方を理解することがとても重要になってきます。

続いては、職務経歴書の適切な書き方を解説します。見本を見ながら、適切な書き方を確認していきましょう。

職務要約

最初に職務要約を書きます。職務要約とは、これまでの職歴を短い文章で伝えるためのもの。わかりやすい文章で、200文字程度にまとめてください。場合によっては、転職理由を簡単に添えてもいいでしょう。
最初に要約を記すことで、採用担当者はこのあとに何が書いてあるのかを理解しやすくなります。

職務経歴

職務経歴には、これまでの業務内容を具体的に記入します。「どこで」「誰に対して」「どんなことをしたか」といった観点で記入をすると、わかりやすく経歴を伝えることが可能です。
複数の職務経験がある場合、直近の仕事から、過去にさかのぼる「逆編年体式」で記入するのが一般的といわれています。
また、「会社名」「在職期間」「会社の規模」「業務内容」「実績」は必須項目です。それ以外の項目は、自身の経験に合わせて追加しましょう。
なお、具体的な数値などで示せる成果は、とてもわかりやすいアピールポイントとなりますので、「実績」に書き入れることをおすすめします。

生かせる経験・スキル

生かせる経験・スキルは、採用担当者に「このような経験やスキルがあるなら、入社後活躍してくれそうだ」と思ってもらうための判断材料になる項目です。主な記入項目は、PCスキルや語学力といったものが良いでしょう。いずれの項目も見本にあるように、仕事でどう使っているかを具体的に記入するのがポイントです。

＜参考記事＞
面接で職務経歴や経験はどのように説明する？例文付きで徹底解説！

保有資格

これまでの業務や、応募先の業務に関連する資格を記入します。履歴書同様、資格名は正式名称で記入しなくてはいけません。なお、資格の取得に向けて、現在勉強中のものがあれば、ここに併せて記入するといいでしょう。

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自己PR

自己PR欄は、履歴書の体裁によってはあるものとないものがありますが、プレゼンテーション資料としての役割をもつ職務経歴書においては、なくてはならない重要な項目です。これまでの経験で培った自身の強みを、応募先の企業でどのように生かせるのか、ここで具体的にアピールしましょう。
文章量は、5行前後を目安に、最大でも10行を超えないようにするのが理想的です。箇条書きで記入する場合は、3～5つほど記入するといいでしょう。

＜参考記事＞
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職務経歴書に定型フォーマットはありませんが、汎用的なテンプレートをインターネットなどから見つけることができます。職務経歴書を一から作るのは、大変な時間と手間がかかります。既存のテンプレートを参考に作成すれば、職務経歴書を効率的に完成させることが可能です。
以下のテンプレートを活用しながら、自分に合った職務経歴書を作成してみてはいかがでしょうか。

職務経歴書を作成するときには、書き方のほかにも気を付けたいポイントがあります。採用担当者の印象を良くするために、作成時には以下のことに注意しましょう。

職務経歴書はA4サイズで作成する

職務経歴書は、A4サイズで作成するのが良いというのが一般的な見方です。これは、企業で使われている書類のサイズは、ほとんどA4であるといった背景があるからです。応募企業先での書類管理のしやすさなどに配慮し、特に指定などがない限り、職務経歴書はA4サイズで作成するのが無難といえます。

職務経歴書の枚数はできる限り2枚に収める

職務経歴書の作成枚数に、厳格な制限はありません。ですが、一般的に2枚で作成するのが理想とされています。十分な自己PRを行え、かつ多すぎるといった印象を与えないちょうど良い分量。これを枚数に換算すると、2枚という考えが広く受け入れられているようです。

とはいえ、初めての転職で、在籍期間が短いといった場合は、無理に2枚にする必要はありません。一方、多くの職歴があるからといって3枚以上で作成するのは、できる限り避けるべきです。
応募者が多ければ多いほど、採用担当者はたくさんの職務経歴書を読む必要があります。長すぎる職務経歴書は、採用担当者の負担になりかねません。

職務経歴書はパソコンで作成する

企業からの指定がない限り「パソコン」「手書き」どちらで作成しても構わないとされている履歴書に対し、職務経歴書はパソコンで作成したほうが良いという考え方が一般的です。

職務経歴書は、記入する内容が多い書類です。このような書類を手書きにすると、作成に時間がかかったり、読みにくい書類になってしまったりするおそれがあります。
また、書類に記入する量が多くなればなるほど、誤字脱字が発生するリスクは高くなります。さらに、転職活動中に内容のブラッシュアップが必要になることも出てくるでしょう。職務経歴書をパソコンで作成していれば、このような場合にも効率的に修正することが可能です。

数多くの書類を確認しなくてはならない採用担当者にとっても、パソコンで作られた職務経歴書のほうが負担なく中身を確認できます。 双方にメリットの大きいパソコン作成の職務経歴書で、書類通過率のアップを目指しましょう。

職務経歴書の書き方や、履歴書との違いについて解説してきました。
企業は職務経歴書から、応募者のこれまでの実績や能力を判断しています。そのため、求められる経験やスキルが専門的になればなるほど、書類の重要度は増していきます。
自身のこれまでの経験を効果的にアピールするためには、どのような体裁でどのような内容を記入するのが良いのかをしっかり考え、採用担当者に評価される職務経歴書を作成できるようになりましょう。

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