履歴書に同封する送付状には、採用担当者が差出人と中身の概要を把握しやすくする役割があります。採用担当者は募集期間中、たくさんの履歴書を受け取っています。大量の封筒を開封する作業のなかで、送付状を見れば、差出人と内容をすぐに把握することができ、中身をすべて確認する手間が省けます。

たとえ送付状を付け忘れても、選考の評価にそれほど影響は与えません。しかし、応募人数が多い大企業では、採用担当者の裁量によって、封筒を見た時点でたくさんの人数が落とされる可能性もあります。人気企業の書類選考を突破するためには、社会人として最低限のマナーを知っているという証明として、送付状を同封しておくことをおすすめします。

日付は必ず右上に書きましょう。これは、ビジネス文書における基本的なルールで、送付状以外の書類にも適用されます。日付は記入日ではなく、「履歴書を投函する日」を書きます。

西暦と和暦はどちらでも構いませんが、同封する履歴書と記載方法を統一するのがベストです。また、「年・月・日」といった単位は、必ず省略しないで書きましょう。

応募する企業の名前や採用担当者の所属部署、名前などを記入します。
部署宛であれば「御中」、採用担当者宛であれば「様」を付けましょう。また、株式会社や有限会社などは「（株）」「（有）」などの略称は使わず、会社名の前後どちらに付くか確認して正確に書きます。

応募者の連絡先は、宛名の下段に右寄せで記入します。
「郵便番号」「住所」「名前」「電話番号」「メールアドレス」を書き込みましょう。電話番号やメールアドレスを複数持っている方は、連絡のとりやすいものを選んで記入します。

前文は、本題に入る前のワンクッションとして挟むあいさつ文です。頭語、時候のあいさつ、相手の発展を喜ぶ言葉で構成されています。

見本にある前文は「拝啓　陽春の候、貴社におかれましてはいよいよご繁栄の由、お慶び申し上げます。」ですが、それぞれ下記のようになっています。

頭語には、あいさつを省略するという意味の「前略」もありますが、履歴書に同封する送付状ではこのような頭語は避けるべきです。なお、頭語のあとには1文字分のスペースを空けます。

次に、時候のあいさつですが、月によって言葉が変わります。例の「陽春の候（ようしゅんのこう）」は、「暖かく春らしい陽気が続いております今日この頃」というような意味で、4月全般に使用できます。
最後に、相手企業の発展を喜ぶ言葉を入れましょう。

企業に応募した経緯を書きます。求人募集を知った媒体の名前などもこちらに記入します。

自身の経験やスキル、企業に対する熱意などを簡潔に書きましょう。
応募先企業の事業内容と関連付けてアピールすることがポイントです。目安としては3～4行程度にまとめればOKです。この自己PRは、他の応募者と差が出やすい部分となるため、じっくりと考えて書いてください。

書類選考を受け、面接を希望している旨を記入します。
「何卒よろしくお願い申し上げます。」といった言葉で締めくくるのがおすすめです。

前文に書いた頭語に対応する結びの言葉が結語です。
頭語が「拝啓」であれば、結語は「敬具」になります。結語は右寄せに配置します。

同封する書類の内容や枚数を記入します。

送付状や添え状は、A4サイズが一般的です。
職務経歴書もA4サイズが主流であるため、サイズを統一すれば採用担当者が管理しやすくなります。また、どれだけ熱意を伝えたくても、送付状を複数枚にまたがって書くべきではありません。送付状はあくまで履歴書に添えるものだという認識を持ち、1枚にまとめましょう。

送付状は、採用担当者に最初に目を通してもらう必要があります。そのため、封筒に入れるときは下記の順番で重ねましょう。

応募書類は、書類と同じサイズのクリアファイルにまとめたうえで封筒に入れましょう。郵送中の折れ曲がりや水濡れなどを防ぐことができ、応募先企業が封筒から取り出す際にもバラバラになりません。クリアファイルは色柄の入ったものは避け、シンプルな無色透明または白の新品を使うようにします。

送付状に、履歴書や職務経歴書に書き込んだネガティブな情報のフォローを添えます。
人によっては転職回数が多かったり、失業期間が長かったりといった、転職に不利な経歴を書くことになるかもしれません。

そのような経歴になった理由を送付状に書き込んでおくことで、自分の経歴を客観的に見ているというアピールにつながる可能性があります。添え状を読んだ採用担当者は、ある程度状況を理解したうえで応募書類に目を通すことになり、応募者の経歴を正当に評価する可能性があります。

ただし、長々とフォローを書くと、言い訳ととらえられてしまう場合もあります。ネガティブな情報をフォローする場合には、理由をシンプルにまとめるように心がけてください。

応募書類に書ききれなかったアピールポイントがある場合、送付状で補足しておきましょう。
書類選考はあくまで履歴書や職務経歴書といった応募書類がメインですが、送付状に違った角度からのアピールポイントを書き加え、スキルや応募先企業への熱意がわかる言葉を添えれば、自分の特色を印象付けられるかもしれません。

ただし、履歴書に記載する内容と同じことは書かないようにします。書き分けが難しいと感じたら、無理に書こうとはせず、マナーに則った挨拶文と同封書類についての記載のみにとどめましょう。

送付状は簡潔にまとめて書いたほうが良いため、自己PRをだらだらと書き連ねることは避けるべきです。前述の見本のように、3～4行にとどめておきましょう。

送付状にアピールポイントを書きすぎれば、自己主張が強すぎると判断され、敬遠されてしまうおそれもあります。自己PRを記入するメインの場所は、履歴書であることを忘れないようにしましょう。

自身の強みを主張する場合、あくまで謙虚に書くことを心がけましょう。
相手に自慢ととられないためには、過去の実績の中から厳選して具体的な数字などを簡潔にまとめるほうが効果的です。

インターネット上には、送付状に使えるテンプレートがいくつもあります。しかし、送付状を形式的なビジネス文書ととらえ、定型文だけをつなげて作成するのは避けたほうが良いでしょう。

送付状は採用担当者に自身を印象付けるためのツールです。自身の特色を取り入れて、簡潔に、より印象深い送付状に仕上げましょう。

勤務地や勤務時間に関する希望など、履歴書に記入欄がある情報を送付状に書くべきではありません。
そもそも送付状は、「誰が」「誰に」「何を」「どれだけ」送ったのか示すための書類です。送付の目的や自己PRは、「読んでもらえたらアピールにつながるかもしれない」と補足で記すものです。

採用担当者が把握すべき情報はメインの書類にきちんと記入し、送付状に不必要なことは書かないようにしましょう。

アルバイトの応募の場合、送付状は必須ではなく選考への影響もありませんが、送付状を添えれば、より丁寧な印象にはなります。特に、主婦・主夫、フリーターなどがアルバイトやパートの面接に履歴書を送付する場合は、送付状を付けることで社会人としてのマナーを身につけている印象を与えられるでしょう。

書類をPDFなどの形式で送る場合は、メール本文に挨拶、簡単な応募経緯・自己PR、結びの言葉などを記載します。このメール本文がそのまま送付状の役割もするため、送付状の別添は不要です。

送付状はあくまでも応募書類を補足するためのもので、送付状がないからといって選考で落とされることはまずありません。ただし、ビジネスの場では書類に送付状を付けるのは一般的なマナーであり、マナーを理解した人材だとプラスの印象をもたせる意味合いにもなります。

特に応募者の多い新卒の就職活動や、社会人の転職活動では、送付状がないと悪い意味で目立ってしまう可能性もあるため、付けたほうが無難です。

送付状に限らず、応募書類は折り曲げずに封入するのが基本ルールです。送付状は送付書類と同じサイズで作成し、折らずに入る大きさの封筒に入れて送付しましょう。

パソコンがない場合は、手書きで送付状を作成しても問題ありませんが、その際にはできるだけ丁寧な字で見やすく書くようにしましょう。字に自信がある方は、応募職種によっては好印象を与えられる可能性もあります。

手書きで作成する場合は、黒色の油性ボールペンなどを使いましょう。こすると文字が消えるボールペンは、ビジネスの提出書類に使うのは不適切なため、避けてください。もし書いている途中で間違えたら、修正液や修正テープで消さずに、新たに最初から書き直します。

ビジネス文書は基本的にパソコンで作成するため、送付状も横書きが一般的です。送付状を手書きする場合は縦書きが良いとされていますが、文字に自信がなければ無理に手書きせずパソコンを使いましょう。

ビジネスでの書類はパソコンに標準搭載されたフォントの使用が好ましく、なかでもフォーマルな文書の場合は明朝体が基本です。例えば、Macの場合はヒラギノ明朝、Windowsの場合はMS明朝などを使うとよいでしょう。見出しなどをゴシック体で強調したい場合は、Macならヒラギノ角ゴ、Windowsならメイリオが一般的です。