応募先から面接日の日程調整についてメールが来たら、できるだけ早く返信しましょう。
ただし、ほかの企業との面接や、プライベートの予定とのダブルブッキングなどを防ぐためにも、まずはスケジュールの確認をしてください。

内容はまず、最初にメールをもらったことへのお礼を述べ、次に、認識にズレがないかを確かめるために、確定した面接日時を本文中に引用します。

メールの件名を変えてしまうと、担当者側で誰とどのようなメールのやり取りをしたかわからなくなってしまうため、変更せずにそのまま返信します。
以下、例文を紹介します。

面接の日程調整メールに返信したあと、企業によっては確認のために、さらにメールを送ってくることがあります。
応募者側としては、基本的にもらったメールはそのままにせず、返信するのがマナーです。

この返信時も、件名を変更せずにそのまま送信しましょう。

応募先から提示された日程で都合がつかない場合は、まずメールをもらったお礼を述べ、お詫びの気持ちを伝えます。

そして、都合がつかない理由を明確に伝えたうえで、希望する最短の日程を複数提示します。
この場合も、返信するメールの件名は変更しないようにしましょう。

面接日をこちらから打診する場合、候補日は少なくとも3日以上送るようにしましょう。
候補日を1日のみに絞ってしまうと、先方との都合が合わなかった場合、何度もメールのやり取りをすることになり、先方に迷惑をかけてしまう可能性があるためです。
面接時間はおおよその時間を見込んで設定し、面接の終了時間が企業の終業時間以降にならないよう注意します。
また、面接の開始可能時間などを記載しておくと、担当者は時間の調整をしやすくなります。
この場合も、メールの件名は変更せずそのまま返信します。

すでに決まった面接日を変更、または延期したい場合、まずは電話連絡をして変更してもらうようにしましょう。
しかし、担当者が不在などで電話連絡ができない場合はメールを利用します。

また、日程変更の理由を正直に詳しく書く必要はありません。「都合が悪くなった」程度にとどめておくほうが無難です。
メールの件名は、用件が面接日の連絡ではなくなるため、件名を変えて送信します。

面接当日は、こちらの都合で面接日を変更してもらっているため、冒頭で日程変更についてのお詫びや対応してもらったことへのお礼の言葉を述べるようにしましょう。

面接の辞退は、面接の2日前までならメールで行っても問題ありません。ただし、辞退することへの謝罪は必ず伝えましょう。
また、前日や当日の場合は、まず電話をして辞退の旨を伝えてから、メールで確認をするようにしましょう。

メールが届いたことに気付いたら、できるだけ早く返信するのが基本的なビジネスマナーです。
メールの返信が遅れると、複数の応募者がいる場合に、希望の日程が埋まってしまう可能性もあります。
返信メールが早いことに悪い印象を持つ人はいません。遅くても24時間以内には返信するとよいでしょう。

ビジネスメールの作成に慣れていない方は、あらかじめ返信用のテンプレートを作成し、すぐに返信できるよう準備しておくなどの工夫も有効です。
日程調整が必要ですぐに返信できないときは、

以上の3点を伝えます。

メールのやりとりは、出来る限り企業の営業時間内に行いましょう。一般的な企業の終業時間は9時～18時ですので、その間にやりとりするのがベストです。

先方の早い返信を期待したいのであれば、朝の出勤直後の時間帯や、お昼の後13時～14時は、メールを確認する人が多いので、この時間に合わせてメールを送るようにしましょう。

なお、返信メールを深夜に送るのは、たとえ相手のタイミングで確認できるものとはいえ、不摂生な生活を疑われることもあり、よい印象を与えません。
そのため、なるべく遅い時間は避けたほうが無難です。
また、土日に関しては、基本的に返信は返ってこないと考えたほうがよいでしょう。

メールの基本的な構成は「宛名・挨拶・内容・締め言葉・署名」です。一つずつ解説します。

宛名は正式名称で書く

メールを送信または返信する際は、いきなり挨拶文や本文を書かず、送信先（企業）の宛名を書くようにしましょう。
また、宛名は株式会社を（株）のように略すことはNGです。必ず株式会社◯◯と正式名称で書くようにしてください。
会社名のあとには、部署名、採用担当者名を記載します。採用担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」でも問題ありません。

挨拶文を書く

返信の場合は「ご返信ありがとうございます」とし、こちらから送信する場合は「お世話になっております」と書きましょう。
初めてメールを送信するときは、これからお世話になることを踏まえて「お世話になります」とします。

挨拶のあと、自分の名前を名乗ります。
名字だけではなく、きちんとフルネームで名乗るようにしましょう。

内容

伝えたい内容を文章に書いて送信する場合、採用担当者が読みやすいように改行を使ったり、簡潔に書いたりするようにしましょう。
できるだけ謙虚な言葉を使い、丁寧な文章を書くようにしましょう。

締めの言葉

内容を書いたあと「ご多忙中のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします」などと、締めの言葉を添えましょう。
忙しいなか対応してもらったことへの感謝の言葉を述べるようにすると、相手への敬意も伝わりやすいです。

署名

署名とは、あなたが誰であるかを相手に知らせるために書く名前や連絡先のことをいいます。
締めの言葉のあとに「自分の氏名・住所・電話番号・メールアドレス」を記載します。

返信時の件名に「Re：」と本文を残す

先方からのメールに返信する際は、件名に「Re：」を付けたまま送信します。
採用担当者のもとにはあなたからだけではなく、さまざまな人からメールが届いているはずです。
そのため「Re：」を付けておくと、採用担当者側で、何の用件か、誰からの返信かがすぐにわかります。

メールアドレスは、自分のフルネームをローマ字にした、分かりやすいアドレスにしましょう。
また、アカウントの取得においては、Gmail、Yahoo!メールなどのフリーメールのアカウントをおすすめします。Gmailはメールの検索機能に優れ、Googleカレンダーと同期もできます。
在職中の場合、会社のメールアドレスがあると思いますが、それを使うのはNGです。

意外と見落としがちなのが、送信者名の設定です。
Gmailなどでは、メールアドレスとは別に、先方に表示される「送信者名」の設定があります。プライベートで日常的に友人とやり取りしているアドレス等を使う場合、「送信者名」が、きちんと自分のフルネームになっているか、確認しておきましょう。

メールの本文中などに、色文字や太字などの装飾は使用しないようにしましょう。
また、フォントサイズを大きくしたり、★や！などの記号の使用も避けてください。

面接のお礼メールは、必ず出さなければならないものではありません。

特に中途採用の場合は、これまでのあなたの経験やスキルが即戦力となるかどうかを判断するために面接を行ないます。
そのため、お礼メールを出したからといって合否に影響を与えることはないでしょう。

しかし「誠意や感謝の気持ちを伝えたい」と思っているなら、迷わず送りましょう。

お礼メールを送っても採否が変わらないとはいえ、誠意を伝える方法としては意味のある行為です。

お礼メールは、面接の機会をもらったことへの感謝の気持ちと、入社の意欲を伝える内容とします。

忙しい採用担当者のために内容は簡潔に書きつつ、さりげなくアピールポイントを入れておくとよいでしょう。

また、中途採用の場合、すぐに採用が決まってしまうこともあるため、メールを送る際はなるべく面接当日に送るようにします。

もしも、応募企業の終業時刻が過ぎているようなら、翌日の午前中には送信できるようにしておくのがベターです。