電話をかける際には、メモと筆記用具は必ず準備しておきましょう。
電話に限らず、問い合わせをする際にこれらを準備するのは社会人として最低限のマナーです。

面接日程や準備する物など、確認事項を忘れてしまうことがないよう、きちんとメモを取るようにしてください。

こちらも最低限のマナーです。電話は静かな部屋でかけるようにしましょう。

相手の声をきちんと聞くため、またこちらの声を雑音なくきちんと届けるためにも、静かな部屋でかけることが必要です。

たとえ急ぎの電話であっても、騒音のひどい場所で電話することは逆効果になりかねません。

静かな部屋で電話していても、相手の声が聞きとりづらかったり、きちんと聞こえなかったりすることはしばしばあります。

そのような場合は、遠慮せず素直に聞き直すことが大切です。

実は聞きとれていなかったにも関わらず変に気を遣ってしまい、結局聞けずに終わってしまう、というのが一番良くありません。

それが原因で持参する物に不備がでたり、再度問い合わせで電話をかけたりすることがあれば、相手の心証を悪くしてしまいます。

聞こえづらかった場合は素直に聞き直して、気になる点はきちんと解消しておきましょう。

相手にきちんと配慮することは、電話に限らず非常に大切なことです。

電話をかける際にできる配慮としては、例えばできるだけ相手の迷惑にならないよう、時間帯を選んでかけるなどがあるでしょう。

電話をかける場合のおすすめの時間帯は、午前中であれば10時から11時の間、午後の場合は14時から16時の間です。このあたりを狙ってかけるとよいでしょう。

業務時間中に電話をかけるのは当然ですが、休憩中や終了間際などのタイミングを避けてかけると、相手も余裕をもって対応することができます。

もしも、忙しい時間にかけてしまい、再度かけなおすように言われた時はきちんと謝罪して手短に電話を切りましょう。

多方面で電話相手への配慮を持つことが重要です。

電話をかける際には、応募先の企業に関する情報もあらかじめメモしておきましょう。
企業ホームページが閲覧できる場合は、開いておくとより便利です。

アクセス方法の確認や、事業部などの組織名をすぐに参照できる状態にしておけば、問い合わせ内容の共有をスムーズにすることができます。

担当者：もしもし、こちらは株式会社○○の××と申します。△△様のお電話でお間違いないでしょうか。 自分：お世話になっております。△△です。 担当者：来週の面接の件でご連絡させていただきました。ただいまお時間よろしいでしょうか？ 自分：ご連絡ありがとうございます。はい、大丈夫です。 担当者：大変申し訳ないのですが、あいにく面接担当者の都合が悪くなってしまいまして、水曜日の予定を金曜日に変更することは可能でしょうか。 自分：●日の金曜日ですね。問題ありません。お時間は何時ごろにいたしましょうか。 担当者：ありがとうございます。10時からでいかがでしょうか。 自分：10時ですね。承知しました。それでは●日の金曜日、10時からでお願いいたします。 担当者：よろしくお願いします。ではその時間に本社1階のロビーまでお越しいただけますでしょうか。 自分：承知いたしました。それではよろしくお願いいたします。 担当者：こちらこそよろしくお願いいたします。 自分：それでは失礼いたします。 日程や会場に関しては、最後にもう一度確認しておきましょう。
都合が合わない場合はきちんその旨を伝え、代案を出すと話がスムーズに進みます。

また、どのような状況でも、電話を切る際は相手が切るのを待ってから切るようにしましょう。

自分：お世話になっております。私○○と申します。御社の求人サイトを見てお電話させていただきました。採用担当の××様はいらっしゃいますか。」 企業：お世話になっております。××様ですね。今おつなぎしますので、少々お待ちください。 自分：ありがとうございます。 担当者：お電話変わりました、××です。 自分：○○と申します。御社の求人を見てご連絡させていただいたのですが、△△のポジションでの募集はまだおこなわれていますでしょうか。 担当者：お問い合わせありがとうございます。当ポジションにつきましては、まだ募集をおこなっております。 自分：ありがとうございます。ぜひ面接を受けさせていただきたいのですが、いかがでしょうか。 担当者：かしこまりました。それでは来週の水曜日はご都合いかがですか？ 自分：ありがとうございます。●日の水曜日は1日空いております。 担当者：わかりました。それでは10時でお願いできますでしょうか。また、事前に履歴書と職務経歴書をメールでお送りください。
また、当日は簡単な筆記テストもおこないますので、筆記用具を忘れずにお持ちください。 自分：承知しました。 採用担当者：それではよろしくお願いします。失礼いたします。 自分：こちらこそよろしくお願いいたします。失礼いたします。 こちらから問い合わせをおこなう際は、公式ページ等で確認できる情報を聞いてしまうことがないよう、事前に確認した上で電話をかけることが大切です。

改めてかけ直す場合 自分：お世話になっております。○○と申します。××様はいらっしゃいますでしょうか。 企業：××はあいにく席を外しております。 自分：わかりました。何時ごろお戻りになりますか？ 企業：△△時以降になる予定です。 自分：承知しました。それでは改めてご連絡させていただきます。
相手にかけ直してもらう場合 自分：外出されているのですね。それではお戻りになりましたらお電話を頂けますでしょうか。電話番号は000-0000-0000です。面接の件でお電話させていただきました○○と申します。よろしくお願いいたします。」

基本的には改めてかけ直すつもりで、戻り時間を確認しておきましょう。
ただし、何度もかけ直しては迷惑になるので、一度かけ直して不在だった場合は、先方からかけ直してもらうようお願いするとよいでしょう。

その際は、自分の名前、要件、連絡先(電話番号)を忘れずに伝えておいてください。

また、先方からかけ直すことを提案された場合は、遠慮せずにお願いしたほうがスムーズに進みます。

自分：お世話になっております。○○と申します。先ほど××様からご連絡をいただき、折り返しをさせていただきました。××様はいらっしゃいますか？ 担当者：もしもし。××です。ご連絡ありがとうございます。 自分：先ほどはお電話に出られず申し訳ありません。今お時間よろしいでしょうか。

折り返すと今度は相手が不在だった、なんてこともよくあります。

なかなか連絡がつかずにやきもきしてしまいますが、落ち着いて再度連絡を取る手はずを整えましょう。

相手の不在時には、基本的にこちらから再度電話をかけ直すのが望ましいですが、折り返し時に不在だった場合は、相手にかけ直してもらったほうがスムーズに連絡がつくでしょう。

また、相手は電話の後、メールで同じ内容を送信しているかもしれません。折り返す前に受信しているメールがないかはチェックしておきましょう。

5～6コール待っても相手が出ない場合は一度電話を切りましょう。

一般的には、かかってきた電話は3コール以内に取るのがビジネスマナーとされていますが、相手先の事情次第では、3コール以内で出られない場合もあります。

そのため、3コールですぐに切るのではなく、もう少し余裕を見たコール数で切るのがおすすめです。

しばらく相手が出ないと、留守番電話につながることがあります。

留守番電話の案内が流れた場合は、切らずに以下のようなメッセージを残すようにしましょう。

あなた「お世話になっております。○○と申します。来週の面接の件でご連絡させていただきました。また改めてご連絡させていただきます。失礼いたします。」

留守番電話へのメッセージは、不在時と同様、あなたの名前と要件を必ずメッセージに含め、またかけ直す旨も伝えておきます。

時間を置いて、再度かけ直してみましょう。

自分：お世話になっております。来週水曜日の面接の件でご連絡させていただきました。
大変申し訳ありませんが、どうしても都合が悪くなったため、日程を変更させていただきたいと思っております。いかがでしょうか。 担当者：かしこまりました。それではいつにいたしましょうか。 自分：次の週でしたら、いつでも都合がつきます。 担当者：わかりました。それでは月曜日の14時からでいかがでしょうか。 自分：はい、問題ございません。●日の月曜日、14時からよろしくお願いいたします。
ご迷惑おかけして大変申し訳ございませんでした。ご対応いただきありがとうございました。

こちらの都合による日程変更の場合、基本的にはその理由まですべて話す必要はありません。「どうしても都合が悪くなった」とシンプルに伝えるのがよいでしょう。

もし理由を聞かれた場合は、必ず正直に伝えるようにしてください。

嘘をつくのは禁物です。

嘘をつくことで、どこかでばれてしまったり、のちにトラブルを引き起こしたりする可能性があるため、絶対にやめておきましょう。

自分：お世話になっております。御社から内定の通知をいただきました○○と申します。
この度は内定のご連絡ありがとうございました。本日は、こちらの内定をお受けさせていただきたいと思い、お電話させていただきました。 担当者：ご連絡ありがとうございます。これから一緒に頑張っていきましょう。 自分：入社後は人一倍努力し、一日でも早く戦力になるよう努めてまいります。これからもどうぞよろしくお願いいたします。 担当者：こちらこそ、よろしくお願いいたします。

自分：お世話になっております。御社から内定の通知をいただきました○○と申します。
この度は内定のご連絡ありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、今回の内定を辞退させていただきたいと思い、お電話させていただきました。 担当者：そうですか。とても残念です。よろしければ、辞退の理由等をお聞かせいただけますか。 自分：他に選考を受けていた企業から内定をいただき、そちらを受けることにいたしました。改めて自分の適性や将来像など、さまざまな観点から検討させていただいた結果、そちらの企業とのご縁を感じ、入社することを決意しました。 担当者：そうでしたか。大変残念ですが、仕方ありません。本件承知いたしました。 自分：本来なら直接お詫びに伺うところですが、電話でのご連絡となり申し訳ございません。 担当者：いえいえ、お気になさらないでください。○○さんの活躍には期待しております。頑張ってください。 自分：大変ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。失礼いたします。

どちらの場合においても、丁寧に自分の言葉で感謝の気持ちを伝えましょう。

内定辞退の場合、会話例のように辞退の理由を聞かれる場合があります。その場合は、他社のほうがより自分の軸に沿っていたなど、カドが立ちにくい言葉を選ぶことが大切です。